Si usted ya se encuentra trabajando en su empresa con Microsoft 365 (Office 365) es importante que conozca y aprenda todas las ventajas que tiene en sus manos para hacer de sus tareas y resultados algo más fácil, dinámico y productivo.
Aunque Microsoft 365 (Office 365) se encuentra disponible en el mercado desde el año 2011, las empresas que ya lo tienen o que lo están implementado entregan a sus empleados esta tecnología la cual todavía les cuesta asimilar para la realización de sus tareas.
Lo anterior sucede básicamente porque Microsoft 365 (Office 365) es totalmente diferente a lo que estábamos acostumbrados a usar para realizar nuestras actividades como guardar y manejar todos nuestros archivos de forma local, depender de los programas de nuestra computadora de oficina y la conectividad con la información de nuestra empresa.
Es por esto que para adaptar fácilmente Microsoft 365 (Office 365) con nuestro trabajo debemos empezar por “cambiar el chip en la forma de hacer las cosas” que es simplemente desarrollar nuestras actividades, pero usando las herramientas adecuadas para cada procedimiento y como resultado veremos una manera aún más fácil, rápida y simplificada de hacer nuestros procesos, comunicaciones, colaboración con los proyectos que estemos vinculados y lo mejor desde cualquier lugar.
Sabemos que como concepto “La Nube” hace referencia a servicios que se utilizan a través de internet y está completamente ligada a Microsoft 365 (Office 365) ya que esta plataforma funciona precisamente allí y es por eso que dentro de nuestro “cambio de chip” debemos comprender que ahora nuestras tareas se deben trasladar a este destino para obtener las siguientes ventajas:
Funcionamiento 365 días del año en modalidad 24/7
El nombre Microsoft 365 (Office 365) esta atribuido al ser una tecnología que tenemos disponible los 365 días del año, los 7 días de la semana las 24 horas del día.
Conectividad y Acceso
Podemos acceder a nuestro trabajo desde cualquier dispositivo que tengamos como PC, Portátil, Tablet o Celular, con solo escribir en nuestro navegador www.office.com (o el dominio asignado por la empresa para su uso) e identificarnos con nuestro correo electrónico y contraseña corporativa desde cualquier lugar en el que nos encontremos.
Trabajar sin Internet
Si bien ya explicamos que Microsoft 365 (Office 365) funciona en “La Nube” ¿qué pasa si no tenemos acceso a internet por cualquier motivo? la respuesta es que podemos continuar trabajando de forma local en nuestros archivos, correo electrónico, datos, etc. ya que Microsoft 365 (Office 365) tiene la posibilidad de conectar sus dispositivos a la plataforma para cuando estos se encuentren fuera de línea nos permitan seguir con nuestras actividades y una vez retomemos la conexión se sincronicen nuevamente con nuestros servicios en la nube y todo nuestro trabajo estará restablecido sin perder información, tareas y lo más importante tiempo.
Nuestra Información Siempre Disponible
Al conectar nuestros dispositivos a Microsoft 365 (Office 365), tendremos la posibilidad de mover nuestra información a una carpeta local llamada OneDrive la cual se sincroniza automáticamente con “La Nube” y con nuestro cliente corporativo y sin darnos cuenta nuestros archivos estarán disponibles para acceder a ellos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, además podremos trabajar con ellos ya sea de forma local o directamente en el portal con las aplicaciones Online (Word, Excel, Power Point) y nunca perderemos los cambios y actualizaciones que les hagamos.
Comunicación Continua
Estaremos conectados con nuestros colaboradores, proveedores o clientes en cualquier momento a través de nuestra cuenta de correo corporativo Outlook o nuestro servicio de chat, llamadas o video llamadas Microsoft Teams e incluso la red social corporativa Yammer.
Colaboración al instante
De forma fácil, inmediata y en línea podremos compartir archivos con OneDrive, trabajar proyectos en conjunto y facilitar información desde SharePoint, administrar tareas con Planner, realizar encuestas, cuestionarios y sondeos desde Forms, integrar contenidos e ideas con las herramientas para áreas de trabajo de Teams y mucho mas con nuestro equipo de trabajo e incluso invitar a personas fuera de nuestra organización así no dispongan de Microsoft 365 (Office 365).
Herramientas de Trabajo
Ya conociendo las ventajas principales de Microsoft 365 (Office 365) es momento de ver las aplicaciones que contiene esta plataforma teniendo en cuenta que la disponibilidad de las mismas depende de la suscripción o plan que tenga contratada su empresa:
Admin.
Su portal web de administración (para administrar las cuentas de usuario y la configuración de cada suscripción).
Bookings
Simplifique la programación y la administración de las citas dentro y fuera de la organización.
Calendario
Planee y comparta horas de reuniones y eventos, y obtenga avisos automáticos.
Contactos
Organice la información de contacto de todos sus amigos, familia, compañeros de trabajo y conocidos en un solo lugar. Mantenerse en contacto es más rápido que nunca.
Cumplimiento y Seguridad
Cumpla las normas legales, reguladoras y técnicas de su organización relativas al uso de los datos y la seguridad de los contenidos.
Delve
Obtenga conclusiones personales e información relevante en función de las personas con las que trabaja y del contenido en el que trabaja.
Dynamics 365
Rompa las barreras entre las aplicaciones y los procesos empresariales con Microsoft Dynamics 365.
Excel
Consiga mejores resultados con la herramienta que ya conoce. Descubra datos, conéctese a ellos, modélelos, analícelos y visualice las conclusiones.
Forms
Cree encuestas, cuestionarios y sondeos en cuestión de minutos. Envíelos a todos los usuarios y vea los resultados en tiempo real.
Kaizala
Una aplicación de chat móvil sencilla y segura para trabajar.
MyAnalytics
Mejore sus hábitos de trabajo. MyAnalytics le muestra la manera en la que emplea su tiempo en el trabajo, con conclusiones sobre las horas que dedica a las reuniones, al correo electrónico y a la concentración.
OneDrive
Almacene los archivos en un solo lugar, compártalos con otros usuarios y obtenga acceso a ellos desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
OneNote
Capture notas tecleando, dibujando o escribiendo. OneNote le permite organizar y reutilizar las notas en todos los dispositivos.
Outlook
Use un correo electrónico de categoría empresarial con la experiencia satisfactoria y conocida de Outlook, a la que puede obtener acceso desde un equipo de escritorio o un explorador web.
Planner
Cree planes, organice y asigne tareas, comparta archivos, chatee sobre aquello en lo que esté trabajando y obtenga actualizaciones del progreso con Planner.
Power Apps
Crea aplicaciones móviles y web con los datos que tu organización ya usa.
Power Automate
Cree flujos de trabajo entre aplicaciones, archivos y datos para automatizar las tareas largas.
Power BI
Cree paneles de datos que requieran acción, dinámicos y atractivos para compartir con los miembros de su compañía o centro académico.
PowerPoint
Aumente la calidad de sus presentaciones. Diseñe de forma profesional.
Project
Desarrolle planes de proyecto, asigne tareas, realice un seguimiento del progreso y administre presupuestos.
SharePoint
Comparta y administre contenido, información y aplicaciones para potenciar el trabajo en equipo, encontrar respuestas rápidamente y colaborar fácilmente con toda la organización.
Stream
Comparta vídeos de clases, reuniones, presentaciones, sesiones de aprendizaje u otros vídeos con los miembros de su empresa o centro académico.
Sway
Cree y comparta informes, presentaciones, historias personales y otros documentos que sean atractivos e interactivos. Sway se encargará del diseño.
Teams
El espacio de trabajo para equipos personalizable y basado en chat de Office 365.
To-Do
Administre, priorice y complete las tareas más importantes que necesita realizar cada día.
Video
Comparta vídeos de clases, reuniones, presentaciones, sesiones de aprendizaje u otros vídeos con los miembros de su empresa o centro académico.
Whiteboard
Idee y colabore en un lienzo de forma libre diseñado para usar de forma táctil, con lápiz o con el teclado.
Word
Escriba mejor que nunca. Pase de una página en blanco a un documento perfecto sin apenas esfuerzo.
Yammer
Póngase en contacto con las personas adecuadas, comparta información con los equipos y organice los proyectos con los compañeros de trabajo o de clase.
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by Escrito por
Paula Catalina Arango
