Power Pivot – Tablas Dinámicas a otro nivel
by Escrito por
Paula Catalina Arango
Durante años una de las herramientas más usadas por los usuarios de Excel han sido las Tablas Dinámicas para el resumen de importantes volúmenes de datos ya que haciendo uso de sus múltiples funciones, controles y técnicas encontramos la precisión requerida en los resultados que necesitamos analizar.
Sin embargo, esta poderosa herramienta se está viendo limitada a nuestras necesidades actuales por algo que inevitablemente continua en crecimiento a gran escala y es la Big Data (o información masiva) que incluso no solamente tenemos en hojas de cálculo si no en diferentes fuentes de archivos o programas lo que nos genera muchas dificultades a la hora de manejar y/o conectar esta gran cantidad de información.
Vamos a desglosar nuestro problema en cuatro partes:
1. Grandes volúmenes de datos alojados en diferentes lugares
El crecimiento exponencial de la información corporativa hace que la misma utilice varias plataformas tecnológicas para su tráfico y almacenamiento lo que nos genera un enorme problema al tratar de manipularla, obligándonos a realizar dispendiosos procesos entre importaciones de datos desde diferentes archivos o programas y tediosas tareas de normalización y análisis para que al final después de largas horas de trabajo podamos intentar verla centralizada en un mismo lugar (hojas de cálculo).
2. Capacidad limitada de almacenamiento en un solo lugar y bloqueos de Excel
En la centralización de la información que necesitamos, nos aparecen dos nuevos inconvenientes con Excel como programa, el primero es que sus hojas de cálculo no tienen la capacidad necesaria para almacenar grandes volúmenes de datos y el segundo que no cuenta con la estabilidad requerida para manipular enormes cantidades de registros.
Supongo que muchos pensaran que una hoja de cálculo que contiene 1.048.576 filas y 16,384 columnas (como máximo) seria un espacio más que suficiente para traer nuestra información, algo que en la práctica solo nos traerá inconvenientes y como ejemplo visualicemos que quisiéramos utilizar solamente el 25% de esta capacidad (262.144 filas por 4.096 columnas).
Para una importación de este tamaño, Excel utiliza todos sus recursos (en procesadores y memoria) así como los de su equipo para intentar realizar esta operación y al cabo de un muy buen tiempo en donde no solamente el programa y el computador quedarán en bloqueo general también nos aparecerá el error “Microsoft Excel dejo de funcionar”.
Ahora que si contamos con suerte y los datos pasan a la hoja de cálculo no debemos cantar victoria ya que al momento de utilizar esta tabla con cualquier herramienta de Excel el bloqueo general y el error estarán presentes con toda seguridad.
3. Falta de conectividad entre la información que necesitamos analizar
A nuestros puntos anteriores debemos sumarle las limitantes que nos encontramos al no poder relacionar en principio la información que proviene de diferentes lugares y básicamente esto sucede porque no tenemos los parámetros coincidentes necesarios para que nuestros datos se reconozcan entre sí, haciendo que aumentemos nuestros procesos en los tiempos que debemos invertir entre cálculos y operaciones para lograr nuestros objetivos.
4. Peso o tamaño desbordado de nuestros archivos de manejo
Finalmente y si de alguna manera hemos logrado traer parte de nuestra información y trabajarla en Excel nos pueden aparecer o bien sea los errores descritos en nuestro punto numero 2 o contar con la suerte que el archivo se guarde y si esto último sucede observaremos que el peso o el tamaño del mismo será una dificultad adicional para bien sea volverlo a trabajar o compartirlo pues tendremos que llenarnos de mucha paciencia.
Para abrirlo notaremos que Excel y nuestro PC realizan un tremendo esfuerzo para presentarnos nuevamente la información y si el tema es enviarlo o compartirlo debemos pensar en alternativas adicionales a un correo electrónico porque nunca llegara a su destino, así como imaginarnos el problema que le va a representar a quien vaya a utilizarlo.
La solución POWER PIVOT
Power Pivot es un integrador de información (no una base de datos) el cual nos permite mezclar grandes volúmenes de datos de varios orígenes, realizar el análisis de la información rápidamente y los resultados se pueden compartir con facilidad.
Características Principales
Haga un clic para activarlo
No es una licencia que tengamos que comprar aparte de Office ya que es un complemento que viene incorporado en Excel y podremos habilitar fácilmente para su uso en las versiones 2013 y 2016, para la versión 2010 si requiere ser descargado gratuitamente desde la página de Office Power Pivot.
Conéctese a los datos sin importar donde se encuentren
Podemos hacer uso de las diferentes fuentes de información que tengamos directamente desde los archivos o programas de origen ya sean grandes bases de datos corporativas, fuentes de distribución de datos públicas, hojas de cálculo y archivos de texto en el equipo entre otras.
Importe los datos que necesite sin que crezca el tamaño del archivo
Al conectarnos a los diferentes orígenes de la información realizamos un proceso llamado “importación” pero esta no es más que la creación de una conexión a donde realmente se encuentran los datos los cuales podemos manipular sin generar peso en nuestro archivo principal de Excel Power Pivot.
Relacione y unifique la información
Usando la vista de diagrama y de una manera muy simple, podremos comenzar a crear relaciones entre los datos que hayamos importado así estos pertenezcan a diferentes orígenes simplificando los procedimientos de análisis en un solo conjunto de información.
Trabaje con cálculos, tablas y gráficos dinámicos
Una vez creado el modelo de datos con Power Pivot podremos escalarlo a tablas y gráficos dinámicos los cuales nos permitirán resumir, hacer cálculos y formulas avanzadas con toda la información integrada en un mismo lugar.
Comparta con facilidad
Mitigado el problema del peso del archivo principal, podremos compartir nuestros resúmenes, análisis y resultados con nuestro equipo de trabajo de la misma forma que compartimos otros archivos, sin embargo, obtenemos más ventajas si nuestro archivo lo publicamos en un entorno de SharePoint ya que esta tecnología nos presenta mayor cantidad de opciones y alcances para el entorno multiusuario.
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